オフィス・アシスタント
イベント企画やオフィス設備の管理など、柔軟なチームプレーができる方を募集しています。 オフィス・アシスタントは、日々のオフィスや施設の管理全般を担当するほか、年間を通して多くのイベントの全責任を負います。
概要:
イベント企画やオフィス設備の管理など、柔軟なチームプレーができる方を募集しています。 オフィス・アシスタントは、日々のオフィスや施設の管理全般を担当するほか、年間を通して多くのイベントの全責任を負います。
職務内容:
施設管理、人事、イベント企画、オフィス管理、事務サポートなど多岐にわたります。
オフィス業務:
• 来客の座席とITのセットアップを促進
• デスクの割り当て、清掃、デスクや看板のストックなど、新入社員のデスクのセットアップを確実に行う
• 備品室およびキッチンの在庫管理、オフィス用品、スナック、飲料、その他キッチン用品の在庫管理
• 清潔で整頓されたオフィス環境を維持し、すべての共有エリアと会議室を整理整頓
• すべての機械や器具が清潔で正常に作動していることを確認
• 施設およびセキュリティ関連のすべての活動をビルと調整
• 火災訓練や避難訓練など、ビルで義務付けられているすべての訓練に従業員が参加できるよう連絡
イベントの企画:
• 米国オフィスマネージャーと協力し、グローバルイベントを確実に補完
• 会場のオプション、テーマ、ケータリング、サービスなど、イベントに関する計画を予算とともに作成し、経営陣と検討
• オンサイト、オフサイトイベントを含むすべてのイベントの実行を担当
• イベントへの連絡、チラシ、招待状の準備
オフィス管理および事務サポート:
• 来客を出迎え、歓迎し、来客プロセスを管理する。
• キャップストーンの方針に従い、社員の出張を調整する。
• 日本のオフィス管理予算の作成と管理
• 領収書や請求内容の説明を含む、毎月の法人クレジットカードの締切日までの照合。
• 議題や会議資料を自主的に作成する。
• 受信郵便物の仕分け、確認、配布、FedExパッケージやその他の発送郵便物の準備
• その他指示された業務
スキル及び資格:
• コミュニケーション・レベルの英語力
• 指示がなくても自律的に業務を遂行できる方
• めまぐるしく変化する環境で働く能力
• 細部への優れた注意力と優先順位をつける整理能力
• 高い対人能力
• マイクロソフトオフィス（エクセル、パワーポイント、ワード、アウトルック）およびMSチームに精通していること
• 高度な裁量を持ち、機密事項の守秘義務を守ること
• 変化する要件に順応し、曖昧さを受け入れることができる